Avec la généralisation des réunions à distance et l’essor des logiciels de compte rendu automatique la question revient souvent :

👉 Peut-on enregistrer une réunion professionnelle sans le consentement des participants ?

Spoiler : la réponse est non dans la majorité des cas, cela constitue une infraction.

Mais les nuances sont nombreuses selon le contexte, le type de réunion, la finalité de l’enregistrement et la manière dont les données sont traitées.

Dans cet article, nous passons en revue les règles légales, les risques encourus, les exceptions prévues par la loi et les bonnes pratiques pour enregistrer vos réunions en toute conformité.

⚖️ Le cadre légal : le consentement est la règle

En France, enregistrer une réunion professionnelle sans prévenir les participants est interdit. Deux grands textes encadrent cette pratique :

• L’article 9 du Code civil, qui garantit le droit au respect de la vie privée ;

• L’article 226-1 du Code pénal, qui interdit toute captation ou enregistrement de paroles prononcées à titre privé ou confidentiel, sans l’accord de leur auteur.

Concrètement, si vous déclenchez un enregistrement audio ou vidéo sans prévenir les personnes présentes, vous vous exposez à une peine pouvant aller jusqu’à 1 an d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.

🧾 Une réunion professionnelle reste une conversation “privée”

Beaucoup pensent qu’une réunion de travail est un moment “public” car elle se déroule dans un cadre professionnel. C’est faux. Le droit français considère qu’une réunion interne, même en entreprise, reste une conversation privée.

Dès lors qu’elle implique un nombre limité de personnes et que le contenu n’est pas destiné à être diffusé publiquement, l’accord explicite des participants est obligatoire pour tout enregistrement.

Quelques exemples :

• ❌ Enregistrer un entretien RH sans prévenir le salarié → illégal.

• ❌ Enregistrer un échange client sans l’avertir → illégal.

• ✅ Enregistrer un webinaire interne avec un message d’avertissement → légal.

• ✅ Enregistrer une réunion si une notification automatique informe les participants (Zoom, Teams, Meet) → légal.

  
  

🔒 Le RGPD s’applique aussi aux réunions enregistrées

Dès lors qu’un enregistrement contient des voix, noms, opinions ou données personnelles, il entre dans le champ du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Cela signifie que l’entreprise doit :

1. Informer les participants que la réunion est enregistrée ;

2. Préciser la finalité (prise de notes, formation, compte rendu, etc.) ;

3. Limiter la conservation dans le temps ;

4. Sécuriser le stockage des fichiers audio/vidéo ;

5. Et permettre aux personnes concernées d’exercer leurs droits (accès, suppression, rectification).

💡 En cas de contrôle, la CNIL peut sanctionner une entreprise pour non-respect du consentement ou du devoir d’information, même si l’usage est purement interne.

🗣️ L’obligation d’informer les participants

C’est le point central de la conformité : l’information préalable. Avant toute captation, il faut prévenir clairement les participants que la réunion sera enregistrée.

Cela peut se faire :

• oralement en début de réunion,

• via un message automatique (sur Zoom, Teams, Google Meet),

• ou dans l’invitation à la réunion (“Cette réunion pourra être enregistrée pour faciliter la rédaction du compte rendu”).

L’affichage d’une notification visuelle ou sonore suffit généralement à prouver que les personnes ont été informées.

👉 Si un participant reste dans la réunion après cette information, son accord est présumé.

🏛️ Cas particuliers : RH, CSE, direction, clients…

Réunions RH ou managériales

Les échanges liés à des situations personnelles (entretien annuel, recadrage, etc.) sont particulièrement sensibles. Un enregistrement sans consentement est strictement interdit.

Réunions CSE

Les réunions du Comité Social et Économique peuvent être enregistrées seulement si tous les membres en sont informés et qu’aucun ne s’y oppose. Le procès-verbal CSE officiel demeure la seule trace reconnue.

Réunions clients ou partenaires

Enregistrer un appel client sans prévenir serait assimilé à une atteinte à la correspondance privée. Il faut impérativement informer le client au préalable, ou intégrer une notification automatique sur la plateforme utilisée.

💡 Enregistrer pour faire un compte rendu : faut-il toujours le consentement ?

C’est la question que se posent de nombreux utilisateurs d’applications de compte rendu automatique :

“Si je ne garde pas l’enregistrement, mais seulement le résumé, ai-je besoin du consentement ?”

La réponse est oui, dans la plupart des cas. Même si l’audio est supprimé après traitement, le simple fait d’avoir capté la parole déclenche l’application de l’article 226-1 du Code pénal.

En clair :

• Dès qu’une voix est enregistrée, même temporairement, le consentement est requis.

• Le résumé généré par IA est une donnée dérivée du contenu enregistré, donc toujours concernée par le RGPD.

• Supprimer le fichier après usage ne supprime pas la nécessité de prévenir les participants.

L’exception : un enregistrement “strictement personnel”, non diffusé

Cette exception existe.
Elle repose sur la notion d’usage privé et non professionnel :

L'enregistrement d'une conversation uniquement pour un usage personnel, sans la partager, ni l’utiliser comme preuve ou document professionnel, est toléré par la jurisprudence.

👉 Exemple légal

Se souvenir d’une conversation avec ton supérieur pour sa mémoire personnelle, sans rien en faire d’autre → ok

On voit que la limite est très fine, et sujette à interprétation.

🧮 Les seules exceptions où le consentement n’est pas obligatoire

Il existe quelques cas où l’enregistrement peut être fait sans consentement explicite individuel, sous conditions strictes :

🧠 Bonnes pratiques pour rester dans la légalité

Pour enregistrer vos réunions sans risque juridique, voici les 6 règles d’or à suivre :

1. Informer tous les participants avant le démarrage.

2. Mentionner clairement la finalité (compte rendu, formation, etc.).

3. Demander le consentement explicite quand le sujet est sensible (RH, juridique, médical).

4. Sécuriser les enregistrements et limiter leur accès.

5. Supprimer les fichiers audio après transcription si non nécessaires.

6. Documenter l’information (capture d’écran de la notification ou mention dans le compte rendu).

💡 Certains outils de prise de notes intelligentes intègrent déjà ces mécanismes : notification automatique, suppression planifiée, stockage chiffré et conformité RGPD native.

⚠️ Les risques encourus en cas d’enregistrement non autorisé

Les conséquences peuvent être lourdes, à plusieurs niveaux :

Sur le plan pénal :

• 1 an d’emprisonnement

• 45 000 € d’amende

• Dommages et intérêts pour atteinte à la vie privée

Sur le plan professionnel :

• Sanctions disciplinaires (licenciement pour faute grave possible)

• Perte de confiance ou rupture de contrat (si client ou partenaire)

• Preuve irrecevable devant un tribunal

Mieux vaut donc prévenir systématiquement les participants et utiliser des outils conformes.

🔍 Exemple pratique : un résumé généré sans stockage audio

Certains outils IA peuvent générer un résumé en temps réel sans enregistrer ni stocker le fichier audio (ex. via API directe avec la visio).Dans ce cas précis :

• aucune donnée vocale n’est conservée,

• le traitement est effectué “en transit”,

• et le résumé est dissocié des voix individuelles.

👉 Ce cas limite est beaucoup plus conforme, mais il reste recommandé d’informer les participants que leurs échanges sont analysés automatiquement pour produire un résumé.

Cela ne coûte rien, et sécurise juridiquement la démarche.

Conclusion : transparence et conformité avant tout

Enregistrer une réunion professionnelle sans consentement n’est jamais anodin.

Mais en appliquant quelques bonnes pratiques — information claire, transparence, consentement, sécurité — il est tout à fait possible de bénéficier des avantages des logiciels de compte rendu automatique tout en restant dans la légalité.